Warum dein Team immer beschäftigt ist und trotzdem nichts fertig wird

Ein Beitrag von Przemysław Grzegorek

Kennst du solche Sätze aus dem eigenen Haus? Wir sind alle ausgelastet. Die Projektteams machen Überstunden, um die Lösung zu liefern. Wir können nichts mehr annehmen, wir sind überlastet.

Und im selben Atemzug: Wir kommen zu nichts Neuem. Wir liefern kaum etwas pünktlich. Es dauert Monate, bis unsere Kundschaft eine brauchbare Lösung bekommt.

Ein Lager voller angefangener Arbeit

Damit bist du nicht allein. Und ausgelastet zu sein ist nichts Schlechtes. Aber wenn hunderte Fachleute an einem Vorhaben hängen und dauerhaft Überstunden machen, führt das oft zu Erschöpfung oder zu sinkender Motivation. Solche Muster schleichen sich unbeabsichtigt ein. Wir sagen Neues zu, in der Erwartung, es bald zu liefern — und stapeln so angefangene, aber nicht fertige Arbeit: bei Einzelnen, im Team, in der ganzen Organisation. Wie kommt man da wieder heraus?

Das Pull-System aus Kanban

Hier kommt Kanban ins Spiel, mit einer Antwort, die davor schützt, mehr anzunehmen, als zu schaffen ist. Sie funktioniert für Einzelne, für Projektteams und für ganze Organisationen. Das Pull-System plant und liefert Arbeit erst dann, wenn beides zusammenkommt: ein echter Bedarf und freie Kapazität. Anders gesagt: Nimm eine Aufgabe erst an, wenn du sie auch bearbeiten kannst. Das System zwingt dazu, Angefangenes fertigzustellen, statt Neues aus der Ideenliste zu beginnen.

Stop starting, start finishing

Du und dein Team solltet Angefangenes abschließen, bevor Neues beginnt. Das klingt zunächst gegen den Strich, aber es hält die laufende Arbeit im Griff — und zeigt Kundschaft wie Kolleg:innen, dass ihr sie im Griff habt.

Wie geht man das an?

Bitte dein Team beim nächsten Treffen vor dem Kanban-Board, es einmal von rechts nach links durchzugehen und angefangene Aufgaben weiterzuziehen oder abzuschließen. Dieser Blickwechsel wirkt. Anfänge sind immer schwer zu steuern — aber halt, was ist mit dem Messen abgeschlossener Aufgaben? Lässt sich das über die Zeit beobachten? Das wird das Thema eines weiteren Beitrags.

Es hat sich bewährt, einen neuen Ansatz als Experiment zu prüfen. Schreib die Annahme auf, die du testen willst, und setze dem Experiment eine angemessene Dauer.

Es gibt einige Kanban-Spiele, die beim Verständnis helfen — vor allem dann, wenn Widerstand aufkommt.

Über Rückmeldungen zum Beitrag, zum Pull-System und zu euren eigenen Experimenten freue ich mich.

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